OpenERP 7.0 : des flux métiers améliorés

Cet article est notre traduction du chapitre 5 de la Release Note d'OpenERP 7.0.

Prise de commande client

Pour accélérer leur création, OpenERP 7.0 propose deux modes d'encodage pour les devis et commandes, en fonction du nombre d'options dont vous avez besoin sur chaque ligne de devis. Par défaut, OpenERP vous permet d'encoder des lignes de devis directement en mode grille, ce qui est beaucoup plus rapide que la méthode de la version 6.1.

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Fig. 5.1.1. Flux métiers améliorés - prise de commande : la boite de dialogue de lignes de commande - création d'un devis avec saisie directe des lignes et description multi-lignes.

Mais si vous activez plus d'options dans les réglages, OpenERP transforme les lignes de commande en boite de dialogue vous permettant de spécifier plus d'informations (par exemple le choix entre la prise sur stocks ou fabrication à la commande, les propriétés de fabrication, etc.)

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Fig. 5.1.2. Flux métiers améliorés - prise de commande : la boite de dialogue de ligne de commande après l'ajout d'options de configuration, dont les  UdM, coût d'achat, remise et propriétés.

Depuis le formulaire de devis, vous pouvez maintenant facilement envoyer le document à votre contact client par mail ou l'imprimer pour l'envoyer par courrier postal.

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Fig. 5.1.2bis. Flux métiers améliorés - prise de commande : boutons d'action

En outre, la facture peut elle-aussi être imprimée en cliquant simplement sur le bouton dans la barre de statut. Une nouvelle étape a été définie pour se souvenir que les documents ont été envoyés au client. La fonction d'envoi d'e-mail permet une saisie basique et l'ajout de pièces jointes.

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Fig. 5.1.3. Flux métiers améliorés - prise de commande : envoi de mail

OpenERP fournit deux méthodes différentes pour inclure les frais de livraison dans la devis ou dans la commande. Vous pouvez inclure une estimation des coûts dans le devis et facturer le montant réel en fonction de la méthode de livraison finalement utilisée, ou bien inclure un prix forfaitaire sur le devis qui est le prix exact qui sera facturé au client. Les explications pour utiliser ces deux méthodes sont maintenant très explicites sur le formulaire de commande.

Le processus de facturation basée sur les commandes a été considérablement amélioré et simplifié. Lorsque vous voulez facturer une commande, OpenERP vous propose plusieurs options de facturation, comme expliqué un peu plus bas au chapitre « Facturation ».

De façon à suivre la livraison et la facturation de la commande, le responsable commercial sera capable d'accéder à tous les documents liés (factures, commandes) à partir du formulaire de prise de commande. Les boutons s'adapteront automatiquement au type de commande (facturation après livraison, facturation manuelle, paiement avant livraison, etc.)

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Fig. 5.1.4. Flux métiers améliorés - prise de commande : boutons et étapes en fonction de la méthode de facturation. Ici la facturation avant livraison a été spécifiée pour le devis.

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Fig. 5.1.5. Flux métiers améliorés - prise de commande : boutons et étapes en fonction de la méthode de facturation. Ici, la facturation à la demande a été spécifiée pour le devis.

Dernière amélioration intéressante, le formulaire de devis et de commande est complètement configurable en fonction de votre métier, depuis le menu Réglages/Ventes.

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Fig. 5.1.6. Flux métiers améliorés - prise de commande : la section devis et commandes du menu de configuration des ventes.

Saisie des commandes fournisseurs

Dans la version 7.0 le flux de gestion des achats a été rendu plus efficace en ajoutant l'action de demande de devis dans le mode de création de commande d'achat.

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Fig. 5.2.1. Flux métiers améliorés - saisie de commande fournisseur : envoi de demande de devis depuis la saisie de commande d'achat

De cette façon vous pouvez contacter automatiquement votre fournisseur par mail pendant qu'OpenERP v7 génère un brouillon d'e-mail qu peut être personnalisé par l'utilisateur. Cette action devient une étape du processus de saisie des commandes fournisseurs et n'est plus une activité annexe. Par conséquent, une fois effectuée, cette étape apparaît dans la barre de statut.

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Fig 5.2.2. Flux métiers améliorés - saisie de commande fournisseur : envoi d'une demande de devis depuis le formulaire de saisie de la commande fournisseur.

Les informations affichées dans la barre de statut : les boutons d'actions contextuelles, l'étape dans laquelle est le document, qui est mise en valeur, guident l'utilisateur à travers les différentes étapes.

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Fig 5.2.3. Flux métiers améliorés - saisie de commande fournisseur : bouton d'action contextuelle et indicateur d'étape

La confirmation d'achat ainsi que le devis initial peuvent être maintenant imprimés depuis le formulaire.

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Fig 5.2.4.Flux métiers améliorés - saisie de commande fournisseur : impression depuis la commande d'achat

Livraison de produits

D'un point de vue technique, l'objet stock.picking a été découpé en deux nouveaux objets qui héritent du même objet stock.picking :

  • stock.picking.in pour les réceptions
  • stock.picking.out pour les livraisons.

Ceci nous a permis d'adapter l'interface en fonction de la nature du document : rapport adaptés, formulaires adaptés avec valeurs par défaut, etc. Le résultat est une simplification considérable du processus de livraison dans la version 7.0.

La barre de statut indique les prochaines actions exécutables en fonction du contexte du processus de livraison et montre dynamiquement les étapes que le processus suit.

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Fig 5.3.1. Flux métiers améliorés - livraison : boutons d'action dépendants du contexte et indicateur d'étape

Le bouton d'impression vous permet soit d'imprimer le bon de livraison ou les étiquettes de livraison en fonction de l'approche que vous avez choisie : par produit ou par commande. La page du formulaire du bon de livraison est aussi proche que possible du document papier.

Le processus de livraison génère son propre document, alors que dans les versions précédentes les documents de réception et de livraison étaient identiques.

Réception de produits

Dans OpenERP 7.0 vous pouvez recevoir les produits en cliquant sur le bouton « Recevoir les produits » dans la barre de statut d'une commande d'achat confirmée. Ceci simplifie énormément le flux car l'utilisateur reste dans le contexte de la commande d'achat et n'a pas besoin de naviguer dans d'autres menus ou sous-menus.
C'est également un avantage pour l'utilisateur souhaitant saisir une facture d'achat reçue d'un fournisseur. Un simple clic sur le bouton « Facture d'achat » est suffisant.

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Fig. 5.4.1. Flux métiers améliorés - réceptions : les boutons contextuels de commande d'achat

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Fig. 5.4.2. Flux métiers améliorés - réceptions : saisie de données de réception en fonction des indications de la barre de statut

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Fig 5.4.3. Flux métiers améliorés - réceptions : saisie des données de réception de produits

Vous pouvez imprimer le bon de réception de votre livraison en cours depuis l'étape « Réception de produits » de la commande d'achat confirmée. Le formulaire de bon de réception ressemble au document imprimé.

Facturation

Après avoir approuvé une commande client, vous pouvez suivre différents scénarios. OpenERP version 7.0 fournit différentes options :

  • Facturation du montant total de la commande
  • Facturation d'un pourcentage du montant total
  • Acompte
  • Facturation de certaines lignes de la commande


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Fig. 5.5.1. Flux métiers améliorés - facturation : multiples options de facturation

Selon votre choix, OpenERP vous demandera des détails supplémentaires, par exemple le pourcentage que vous souhaitez facturer, ou le montant de l'acompte.

Si vous travaillez avec des contrats, vous pouvez maintenant facturer sur une base annuelle ou, par exemple, 40 heures de support (voir la gestion des contrats au chapitre 3).

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Fig. 5.5.2. Flux métiers améliorés - facturation : saisie du produit correspondant à l'acompte et de son montant

Si vous souhaitez facturer seulement certaines lignes de commande, vous pouvez sélectionnez les lignes en question et cliquer sur le bouton « Plus » pour générer la facture.

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Fig. 5.5.3. Flux métiers améliorés - facturation : facturation de lignes de commande

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Fig. 5.5.4. Flux métiers améliorés - facturation : démarrage de la facturation à la ligne de commande

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Fig. 5.5.5. Flux métiers améliorés - facturation : choix des lignes à facturer et génération de la facture

Une attention particulière a été donnée à la vue du formulaire de facture, qui ressemble maintenant à la version papier.

Paiements

L'enregistrement des paiements a été simplifié dans OpenERP v7. À partir de la facture, vous pouvez enregistrer un paiement en cliquant sur le bouton « Enregistrer un paiement ».

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Fig. 5.6.1. Flux métiers améliorés - paiements : saisie des données de paiement depuis la facture

Ceci vous conduit au formulaire où vous pouvez saisir des montants (partiels ou non) et sélectionner la méthode de paiement (liquide, banque, chèque, ...).

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Fig. 5.6.2. Flux métiers améliorés - paiements : fenêtre d'enregistrement des données de paiement

Le solde à payer s'affiche immédiatement sur l'onglet des lignes de facture au fur et à mesure que les informations de paiement sont mises à jour dans l'onglet pour le paiement, sans recharger la page. Comme auparavant, les entrées comptables sont générées automatiquement.

Le même principe s'applique à la saisie des remboursements et des avoirs.

En utilisant le bouton de remboursement depuis la facture, vous pourrez saisir toutes les informations qui s'y réfèrent.

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Fig. 5.6.3. Flux métiers améliorés - paiements : création d'un avoir depuis la facture

Lettrage

Dans la version 7.0, le lettrage des comptes de tiers a été extrêmement simplifié. OpenERP 7.0 utilise un algorithme intelligent qui détecte automatiquement quel client ou quel fournisseur a besoin d'un lettrage manuel. Cette fonction permet de gagner énormément de temps dans la recherche des écritures à lettrer dans votre journal, ainsi que les lettrages déjà effectués.

En cliquant dans le menu « lettrage manuel », OpenERP vous propose automatiquement les clients ou fournisseurs pour lesquels vous devez effectuer un lettrage. Les lignes d'écritures à lettrer dans le journal sont proposées automatiquement par OpenERP (si leur débit et crédit coincide). Dans cette liste, vous pouvez agir en un clic pour :

  • choisir les lignes de journal et cliquer sur « lettrer » pour faire un raprochement partiel ou complet
  • marquer le contact comme « rien à lettrer » même si certaines écritures ne sont pas lettrées. OpenERP ne vous proposera pas de lettrer à nouveau ce contact jusqu'à ce qu'une nouvelle facture ou un nouveau paiement soit créé.
  • filtrer rapidement les écritures du journal d'un contact
  • vérifier les données du contact (niveau de rappel de paiement, solde à payer)
  • naviguer dans les contacts pour lesquel effectuer un lettrage, grâce aux boutons « suivant » et « précédent »


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Fig. 5.7.1. Flux métiers améliorés - écran de lettrage

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Fig. 5.7.2. Flux métiers améliorés - lettrage manuel

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Fig. 5.7.3. Flux métiers améliorés - lettrage automatique

Le rapprochement depuis une ligne de relevé de compte a été amélioré grâce à un bouton de rapprochement de ligne.