Comprendre la dématérialisation des factures

Chaque année, quelques 2,5 milliards de factures sont éditées en France avec seulement 3% de factures numériques. Si le coût d'une facture est estimé entre 15€ et 200€ en fonction des secteurs et des entreprises, les avantages de la dématérialisation sont nombreux aussi bien pour chaque entreprise qu'à échelle mondiale. Comprendre la dématérialisation, c'est donc envisager la disparition du tout papier dans le respect des réglementations sur la transmission et l'archivage des documents.
par Sébastien Morele, mis à jour le 21/11/2016

 factures papier

Une facture est à la fois un document commercial qui détaille les conditions d'achat mais c'est aussi un document fiscal qui reporte la TVA et est utilisé en cas de contrôle. Juridiquement enfin, c'est le document qui attestera de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue. C'est donc tout naturellement qu'un ensemble de règles sont à respecter afin de satisfaire aux exigences de l'administration fiscale.

Au jour d'aujourd'hui, les administrations considèrent comme valides:

  • les factures au format papier
  • les factures électroniques respectant certaines règles

Facturation

Une facture est émise dans les cas suivants:

  • prestation de service ou vente de marchandise entre professionnels,
  • vente d'une marchandise d'un professionnel à un particulier, seulement si celui-ci le demande ou en cas de vente à distance
  • prestation d'un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou si le client en fait la demande

Selon le droit français, quelques conditions sont à remplir dans l'établissement d'une facture:

  • doit être rédigée en français
  • doit être éditée en 2 exemplaires avec l'originale conservée par le client
  • doit être remise sans délai, dès la réalisation de la livraison de biens ou de la prestation de services
  • doit être représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue

 Le mode de paiement n'est par contre pas obligatoire sur une facture alors que le délai de paiement ainsi que la date de règlement le sont.

Une fois la facture éditée, elle ne peut être ni modifiée ni supprimée, la numérotation assurant qu'il n'y a aucun trou dans la liste des factures.

En cas d'annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client :

  • soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée,
  • soit une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori, faisant référence à la facture initiale (facture en « négatif » du montant de la réduction).

Toutes ces règles visent à certifier des réelles prestations entre clients et prestataires et rien ne contre indique la numérisation des factures émises, il convient simplement d'y adjoindre une règlementation numérique.

Dématérialisation des factures

Toute facture papier peut être envoyée sous forme numérique au client à condition que celui-ci l'ait au préalable approuvé. Dans ce cas, la facture numérique tient lieu de facture d'origine.

Toute l'importance dans la dématérialisation de factures ne réside pas dans la transmission de la dite facture mais dans l'intégralité de sa gestion, c'est à dire de sa conception et de son archivage. En effet, pour qu'une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement être émise, mais aussi réceptionnée sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail internet),  et ce avec une preuve de bonne réception.

Pour la sécurité, l'authenticité de son origine (par l'identification de l'émetteur) et l'intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

  • soit par une signature électronique (par un certificat électronique qualifié),
  • soit par la mise en place d'un ou plusieurs contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services,
  • soit sous la forme d'un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple.

Une solution déjà en place pour les fournisseurs de l'Etat

 Depuis son lancement le 20 Septembre 2016, l'Etat à mis en place la solution Chorus Pro qui permet aujourd'hui aux fournisseurs de l’Etat de transmettre leurs factures par voie électronique, sans recours au papier. Ils peuvent également suivre l’avancement du traitement de leurs factures. L'outil à d'ores et déjà a permis de traiter plus de 50 000 factures dématérialisées, envoyées par plus de 12 000 fournisseurs. *

L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :

  • 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
  • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

En parallèle, la loi Macron (LOI n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques) prévoit une obligation pour les entreprises d’accepter les factures électroniques entre les entreprises du secteur privé suivant le même calendrier.

Si l'Etat fait figure de précurseur dans ce domaine on peut facilement imaginer que ce genre processus arrivera très rapidement dans l'ensemble des entreprises avec notamment le choc de simplification initié par le gouvernement.

Procure to pay

Combien de sociétés ou de services comptables doivent gérer au quotidien un flux important de factures sans pouvoir faire le rapprochement rapide avec un bon de commande ? On a souvent tendance à voir la facture comme un simple document mais il n'en n'est rien, la facture joue un rôle très important dans un cycle de vente d'une entreprise. Avec la facture électronique, exit le traitement manuel des factures, les entreprises ont alors la possibilité de gérer plus facilement leur trésorerie en favorisant d'avantage le "No Purchase Order, No pay" par exemple. Cette implication forte de la facture numérique dans le parcours d'achats ou Procure to Pay est l'un des nombreux avantages de la dématérialisation.

Des économies, de la productivité

La simplification des processus de validation favorise le recentrage en interne des activités achats et finances sur leur cœur de métier. En effet, si la plupart des actions liées à la facturation sont manuelles, la modernisation de la facturation permet de libérer une partie des équipes et donc de redistribuer les compétences au profit des partenaires. Avec le constat simple que l'automatisation apportée par la numérisation permet la réduction des temps de traitements mais aussi des erreurs humaines, l'entreprise est en mesure de s'attendre à des économies dès la première année de mise en place de la numérisation.

Des freins à l'adoption ?

Si quelques années auparavant un des principal frein à l'adoption du tout numérique aurait été la modernité des supports numériques, l'un des principaux problèmes aujourd'hui reste la disponibilité d'offres informatiques garantissant l'ensemble des prérequis à la dématérialisation. Toutefois, avec l'exemple de Chorus Pro, Anybox reste confiant sur le fait que cette tendance sera très prochainement le quotidien de chaque entreprise française. C'est dans ce sens que nous travaillons à construire pour nos clients une offre complète leur permettant d'assurer la dématérialisation de leurs factures.