Comment facturer vos projets au temps passé avec Odoo ?

Cet article s'adresse à tout artisan ou gérant d'une société de service ayant besoin de facturer ses chantiers et/ou projets au temps passé. Odoo vous aide à satisfaire ce besoin.
par Delphine Lemire, mis à jour le 07/02/2019

Plantons le décors, parlons de votre besoin!

  1. Vous êtes artisan  ou gérant d'une société de service.
  2. Votre client vous demande un devis.
  3. Vous faites une estimation du temps à passer et du prix horaire  moyen.
  4. Vous avez calculé  365 jours soit 3000 heures de travail facturés  50€ de l'heure ( retenez ces chiffres pour la suite)
  5. Votre client passe commande. 
  6. Vous convenez d'un paiement régulier en fonction du temps passé.
  7. Le chantier démarre.
  8. Vous listez l'ensemble des tâches à réaliser. 
  9. Chaque matin, lors de la réunion de chantier avec votre équipe, vous répartissez les tâches.
  10. Chaque soir, vous faites le tour de chaque coéquipier pour récupérer le temps passé sur chaque tâche . 
  11. Une fois par mois, vous sommez le temps passé sur le chantier et vous facturez votre client.

Comment s'en sortir avec Odoo, les ingrédients ? 

Vous avez de la chance, Odoo propose une multitude d'outils ( applications) pour faciliter la vie des artisans et gérants de sociétés de services.

Nous allons installer les applications ci-dessous.

Liste des applications à installer

Voyons maintenant la recette

Enregistrons notre devis

Via l'application Ventes, nous enregistrons un devis de construction d'une maison.

Voici notre devis numéro SO003 ( retenez ce numéro pour la suite )

La commande de votre client

Au niveau de l'entête de  devis, nous saisissons le nom de notre client ( ici, Monsieur Gilde)  et différentes infos utiles comme, par exemple, les conditions de paiement.

Au niveau de la "zone" lignes de la commande, nous ajoutons autant de  ligne de "Mains d'oeuvre" que de prix horaire  différents.

Lors de votre estimation, vous aviez calculé 3000 heures à 50€, nous aurons donc une seule ligne de commande de 3000 heures à 50€.

Pour odoo, le "concept" de mains d'oeuvre associé à un prix horaire  correspond à un article . 

Avant de pouvoir utiliser l'article de type main d'oeuvre dans notre ligne de commande, nous allons devoir l'éditer pour pouvoir appliquer le paramétrage adéquat .

Cela est possible en cliquant sur le petit carré à droite de la zone en bleu sur l'image ci-dessus. 

Enregistrons notre article

Enregistrement d'un article

Nous devons indiquer à Odoo qu'il s'agit d'un article de type service (1). En (2), nous mentionnons son prix de vente. En cliquant sur l'onglet vente (3), nous pouvons sélectionner la politique de facturation du service en (4). Nous sélectionnons Feuilles de temps sur les tâches. Au niveau de suivi du service (5), nous sélectionnons Créer une tâche dans un nouveau projet.

Lors d'un prochain chantier utilisant cette main d'oeuvre, nous n'aurons pas à ré-éditer l'article, il suffira de le sélectionner au niveau de la ligne de commande.

En sauvegardant l'article, nous revenons sur l'écran du devis.

Complétons la ligne de commande en indiquant le nombre d'oeuvre ici 3000 heures.

Odoo calcule automatiquement le montant de la ligne de commande et du chantier.

Une fois le devis validé, nous revenons sur ce dernier et cliquons sur le bouton confirmer. Le devis devient commande.

Grâce au paramétrage de l'article  précédent, Odoo crée un nouveau projet attaché à cette commande

Odoo crée un nouveau projet 

projet attaché à la commande

Sur l'écran du projet ci-dessus, nous remarquons la liaison avec la commande SO003

Nous avons la possibilité d'associer des tâches à notre projet.

liste de tâches

La tâche "Fondation" est terminée, regardons de plus près

Tache avec saisie des temps

La tâche fondation est attachée à la ligne de commande précédemment créée "SO003 CM Mains d'oeuvre construction d'une maison".

L'employé "Delphine" a coulé les fondations en 4 heures et lissé la surface en 2H; soit 6 heures  à facturer  (retenez bien ce nombre).

Retournons au niveau de la commande 

commande_avec_temps_saisi.png

Au niveau de la ligne de commande, la quantité livrée est égale à 6 ( sous entendu les 6 heures réalisées).

Le bouton "Création d'une facture" est apparu; sous-entendu, nous avons quelque chose à facturer.

Cliquons sur ce bouton et observons la facture.

la facture

Nous retrouvons nos 6 heures à facturer.